Initiation aux Paiements Récurrents : Le Guide Définitif
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La facturation est un processus qui remonte à environ 3000 ans avant notre ère, lorsque les Mésopotamiens utilisaient des tablettes d’argile couvertes d’écriture cunéiforme pour enregistrer les transactions. Depuis lors, celles-ci sont restées une composante essentielle (quoique sous-estimée) du monde des affaires.

Au-delà du simple fait de faire tinter la caisse enregistreuse, la facturation joue aussi un rôle crucial dans la relation client. Elle garantit que le client sache ce qu’il paie, quand et pourquoi.

Et dans une entreprise où la facturation évolue d’une affaire unique vers un événement unique et se voit affubler le nom de « facturation des abonnements », elle devient d’autant plus remarquable.

Pour une entreprise SaaS, un logiciel de facturation est comparable au moyeu de la roue d’abonnement qui tient ensemble les multiples rayons (tels que la gestion des abonnements, la facturation et la comptabilité, le traitement des paiements, la gestion des fraudes, etc.) et qui garantit que la roue continue à tourner sans heurt et de manière continue pour que votre véhicule SaaS puisse gravir efficacement la montagne de la croissance.

Oui, c’est aussi important que ça (sans exagération).

Et ce guide clair propose de vous aider à faire juste cela, vous mettre sur la bonne rampe de lancement de la facturation.

Chapitre 1

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation des abonnements?

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(Vous devez créer une base solide pour bâtir une ziggourat dessus)

Un logiciel de facturation des abonnements est caractérisé par deux grands attributs:

Le premier attribut (évident):

Permettre et rationaliser le processus de facturation pour vous et vous donner ainsi la capacité de réaliser le fruit de votre labeur, le labeur d’acquérir et servir vos clients.

D’une manière plus simple, percevoir les paiements de vos clients par l’intermédiaire d’un éventail flexible d’options de paiement (cartes de crédit, cartes de débit, PayPal, Amazon Payments, ACH, virements bancaires, chèques, liquide, etc.)

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La seule manière de mettre le doigt sur les bons plafonds de tarification est d’expérimenter. Essayez plusieurs combinaisons (essai gratuit sans carte, essai gratuit avec carte, essai payant, freemium…) et vérifiez quelle combinaison vous donne le maximum de conversions (lisez ceci pour en savoir plus.)

L’attribut pas si évident, mais tout aussi important:

S’occuper du côté opérationnel de la gestion des abonnements et de la facturation (ajout de crédits, prolongation de la période d’essai, changement de la date de facturation, octroi de réduction, activation/annulation d’un abonnement, etc.)

Ce sont les tâches qui sont généralement réalisées par votre équipe de vente/marketing/assistance client et qui sont cruciales pour la gestion de vos relations client.

Un logiciel de facturation des abonnements fonctionne par-dessus une passerelle de paiement et rend la gestion de tout ce qui est lié à votre tarification, vos abonnements, paiements, métriques et clients un jeu d’enfants, pour vous permettre de vous focaliser sur votre produit.

Chapitre 2

Pourquoi ai-je besoin d’un logiciel de facturation lorsque j’ai une intégration d’une passerelle de paiement?

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(Parce que la facturation récurrente n’est qu’un seul rayon de la roue d’abonnement)
"S’il y a une raison pour laquelle nous avons fait mieux que nos pairs dans l’espace internet au cours des six dernières années, c’est le fait que nous nous sommes focalisés comme un laser sur l’expérience utilisateur. Et à mon avis, cela est vraiment important dans n’importe quelle entreprise. Cela a certainement une grande importance en ligne, où le bouche-à-oreille est très, très puissant." - Jeff Bezos, fondateur et PDG d’Amazon.com

Cette citation pourrait largement justifier le « pourquoi ». L’expérience utilisateur est d’une importance majeure pour n’importe quelle entreprise et cela est encore plus amplifié pour une entreprise SaaS, où des termes comme « taux d’attrition » (perte de la clientèle) et « fidélisation de la clientèle » sont au premier plan.

Et pour exceller dans la gestion de vos relations client, un logiciel de facturation des abonnements est allié de poids. Lorsque votre principale préoccupation est de répondre aux besoins de vos clients, un logiciel de facturation vous dote de tous les outils nécessaires pour faire justement cela.

D’accord, les passerelles de paiement et les logiciels de facturation s’occupent tous les deux de la perception des paiements, et de nombreuses passerelles de paiement offrent aussi des solutions pour la facturation récurrente.

Mais, lorsqu’il s’agit de vos besoins opérationnels spécifiques, une passerelle de paiement se focalise sur la réception des paiements alors qu’un logiciel de facturation des abonnements se concentre sur la gestion de vos abonnements (qui représentent aussi vos clients)

(Note : pour découvrir comment un logiciel de facturation des abonnements fonctionne de concret avec une passerelle de paiement, jetez un œil à cette explication facile.)

Alors comment un logiciel de facturation va-t-il plus loin?

Comme mentionné précédemment, la facturation récurrente est l’un des nombreux rayons de votre roue d’abonnement.

Tandis qu’une passerelle de paiement fait un travail phénoménal pour conserver la force et la stabilité de ce rayon, un logiciel de facturation des abonnements s’occupe de ce rayon de facturation ainsi que des autres rayons : la création des factures, la comptabilité, l’acceptation des méthodes de paiement alternatives (telles que PayPal, Amazon Payments, ACH et les paiements hors ligne), le suivi des coupons promotionnels et des réductions, la réalisation de la facturation mesurée/basée sur l’utilisation, l’envoi automatique des e-mails transactionnels, la création des rapports de revenus en temps réel, pour n’en mentionner que quelques-uns.

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Pour être proactif dans la gestion des expirations des cartes, vous pouvez définir un webhook qui vous notifie lorsque la carte d’un client est sur le point d’expirer et qui informe vos clients à partir de votre application avec un lien pour mettre à jour les informations de la carte. Problème résolu.

Dernier point, mais non des moindres, la gestion du processus de demande de paiement. Un logiciel de facturation des abonnements recouvre les revenus que vous auriez autrement perdus (à cause des paiements par carte refusés) et les met dans votre poche.

Parmi les nombreux avantages offerts par cette fonctionnalité : La non-obligation de vérifier manuellement les comptes à la recherche de frais refusés, la réduction de votre perte involontaire de la clientèle (ce qui permet à son tour à vos revenus de monter en flèche), la notification automatique des clients à propos des paiements refusés et le suivi facile de tous ces aspects.

En substance, un logiciel de facturation des abonnements améliore votre passerelle de paiement et la rend plus intelligente.

Chapitre 3

Devrais-je créer mon propre logiciel de facturation ou en acheter un?

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(Un scribe est censé écrire des chroniques en cunéiforme et non pas créer le stylet qui permet de les écrire)

Deux arguments à considérer lors de la prise de la décision de création ou d’achat:

Vous dépensez beaucoup de temps et d’énergie à recruter des développeurs de haut vol et ils rejoignent votre équipe en rêvant de laisser une empreinte à travers leur nouveau poste.

À présent, allez-vous respecter la promesse que vous leur avez faite et les laisser travailler sur votre produit principal ou allez-vous les laisser développer et maintenir une plateforme de facturation (chose qui est plutôt ennuyeuse pour dire la vérité)?

Créer une plateforme de facturation des abonnements va en fait créer un deuxième produit à l’intérieur de votre produit principal, un produit qui demande des ressources et qui ajoute ainsi aux frais généraux.

Développer la solution, tester et déployer l’application, corriger les bugs, assurer la sécurité, fournir une assistance et une maintenance continues. Êtes-vous prêt à consacrer des ressources à tout cela?

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Face à l’augmentation exponentielle de l’utilisation des méthodes de paiement alternatives par les clients, vous devez veiller à prendre en charge plusieurs options de paiement (et pas seulement les cartes bancaires), si vous ne souhaitez pas perdre une grande partie de vos clients.

Les besoins de votre entreprise vont changer (et augmenter) de temps à autre. Vous voudrez peut-être changer votre tarification ou offrir des options de paiement alternatives à vos clients (auquel cas vous allez devoir intégrer une autre passerelle de paiement.)

Pour que tout fonctionne au sein de votre système de facturation maison, vous allez devoir utiliser le temps et les méninges précieux de vos développeurs. Êtes-vous prêt à travailler de manière consistante sur votre système de facturation pour continuer à répondre à vos besoins et cas d’utilisation présents et futurs?

Vous devez aussi répondre aux normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) si vous souhaitez traiter des informations sensibles telles que celles des cartes bancaires de vos clients. Êtes-vous partant pour cela?

Nous avons un seul mot pour vous — ROI!

Votre concentration pure et votre labeur devraient légitimement être dépensés sur votre produit principal qui, de toute évidence, n’est pas la facturation. Pourquoi ne pas laisser les « autres » s’en occuper, ces gens pour lesquels la facturation est le produit principal ? Ils vous aideront à faire un travail encore meilleur, non?

Finalement, la facturation n’est pas attrayante et vous méritez de travailler sur le problème que vous essayez réellement de résoudre!

Chapitre 4
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(Le Code de Hammourabi pour le logiciel de facturation des abonnements idéal)

Comment puis-je reconnaître un bon logiciel de facturation?

Un bon logiciel de facturation des abonnements devrait être doté des aspects suivants:

Intégration: le processus d’intégration du logiciel de facturation doit être aisé et doit disposer d’une interface de programmation (API) robuste. Il doit également s’intégrer facilement à d’autres fournisseurs de services tiers.

Flexibilité: le logiciel de facturation doit vous permettre de changer/modifier vos forfaits et vos compléments, de créer des coupons, d’ajouter des frais uniques, de mettre à niveau ou rétrograder les abonnements, sans vous donner la migraine..

Méthodes de paiement: Le logiciel de facturation doit prendre en charge la méthode de paiement que vous choisissez (cartes de crédit/débit, méthodes de paiement alternatives, liquide, dépôts en banque, chèques ou anneaux d’argent mésopotamiens).

Analyses et métriques: Le logiciel de facturation doit offrir des rapports de métriques et d’analyses pratiques et en temps réel. De tels rapports ne devraient contenir que des données vraiment pertinentes pour votre entreprise SaaS tels que le MRR (revenu moyen récurrent), le CMRR (revenu moyen récurrent contractuel) et le taux d’attrition, pour n’en mentionner que quelques-unes.

Évolutivité: Le logiciel de facturation doit pouvoir répondre à vos besoins grandissants et devrait évoluer au même rythme que celui de votre entreprise. Il doit être prêt à satisfaire vos besoins qui évoluent avec le temps.

Assistance consultative: Le logiciel de facturation doit disposer d’une bonne et réactive équipe d’assistance client pour vous assister au cours de votre voyage. Une équipe qui vous offre une « assistance consultative » et qui fait office de votre équipe étendue de facturation.

Portabilité des données des cartes: le logiciel de facturation ne doit pas vous enfermer avec toutes les données critiques des cartes bancaires de vos clients, au cas où vous décidez de changer de fournisseur de facturation dans le futur.

écurité: le logiciel de facturation doit être conforme à tous les règlements s’appliquant à votre entreprise. Une conformité aux normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement PCI DSS de niveau 1 n’est pas négociable si vous voulez proposer une option de paiement sécurisée.

Passerelles de paiement: le logiciel de paiement doit prendre en charge toutes vos passerelles de paiement préférées. Pouvoir intégrer plusieurs passerelles de paiement est la cerise sur le gâteau.

Besoins opérationnels: le logiciel de facturation doit prendre en charge vos besoins opérationnels spécifiques. Parmi ces besoins : ajouter plusieurs abonnements à un seul client, calculer et ajouter des taxes à vos frais, implémenter un panier d’achats que vous avez en tête, offrir une assistance de facturation disponible 24 h/24, 7j/7 et plusieurs options de devises (si vous allez vous aventurer à l’échelle internationale), etc.

Oh, avant le verdict final, voici un autre aspect clé à ne pas négliger : lisez les avis des clients. Personne ne peut vous donner une meilleure validation comme les membres de votre tribu.

Chapitre 5

Liste de contrôle de la facturation des abonnements

Pour complémenter le chapitre 4, nous vous proposons une liste de contrôle des fonctionnalités à titre de référence:

Gestion de la clientèle - gère les inscriptions, les essais, les mises à niveau, les rétrogradations et les annulations.

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Avez-vous des fonctionnalités spécifiques aux forfaits ? Vous pouvez rendre les fonctionnalités disponibles à un ensemble spécifique de clients exclusivement à travers leur portail client.

Portail client - offre un portail client en libre-service qui permet à vos clients de gérer leurs abonnements par eux-mêmes.

Facturation - offre une fréquence de facturation flexible (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ou quand vous voulez) et capable de gérer les exceptions/complexités de la facturation (prorata, crédits, remboursements, etc.)

Création de factures - envoie des factures automatiques et sans ambiguïté aux clients lorsqu’ils s’abonnent pour la première fois, lorsqu’ils renouvellent leurs abonnements ou lorsqu’ils les annulent.

Gestion des forfaits de tarification - vous permet d’apporter des changements à vos forfaits tout en excluant les clients existants desdits changements, d’ajouter de nouveaux forfaits, de créer/modifier des compléments, etc. sans tracas et sans y réfléchir à deux fois.

Gestion des transactions échouées - suit les paiements échoués et en informe les clients. Gère aussi les cartes bancaires frauduleuses et expirées et les échecs des transactions grâce à la gestion des demandes de paiement.

Gestion des réductions et des promotions - vous permet d’offrir des coupons et des réductions, de générer des ensembles de coupons et de suivre les réductions utilisées.

Messagerie client pour la facturation et la gestion des erreurs - enregistre les erreurs de facturation et envoie automatiquement des e-mails aux clients au bon moment.

Prise en charge de plusieurs passerelles de paiement et méthodes de paiement alternatives - vous permet d’offrir une grande variété d’options de paiement à vos clients.

Rôles des utilisateurs - offre un accès selon les rôles aux différents membres de votre équipe pour qu’ils s’occupent de leur travail par eux-mêmes, sans avoir à dépendre de vos développeurs.

Intégration avec des tiers - propose l’option de s’intégrer à des applications tierces.

Déclencheurs d’événements et webhooks - vous notifie lorsque des événements prédéfinis ont lieu (par exemple, abonnement créé/annulé, carte expirée, etc.)

Automatisation des e-mails - vous permet de configurer des e-mails automatiques, personnalisés et transactionnels qui seront envoyés à vos clients.

Page de paiement hébergée - offre des pages hébergées simples à personnaliser et à intégrer et spécifiques aux forfaits (cette fonctionnalité dépend de la manière avec laquelle vous souhaitez intégrer le logiciel de facturation à votre site. Si vous voulez une option sans codage, les pages hébergées vous conviendront)

Interface de programmation (API) fluide - dispose d’une API épurée, flexible et robuste pour rendre votre travail efficace (cette fonctionnalité est destinée à ceux ne choisissant pas l’option des pages hébergées).

Portabilité intégrale des données de facturation - vous permet d’exporter vos données client de facturation à tout moment (vous donne un contrôle absolu sur vos données client).

Si vous trouvez un logiciel de facturation qui répond à toutes ces exigences (et qui convient à votre budget), alors nous vous félicitons ! Votre entreprise a trouvé son compagnon parfait dans le « cloud ».
Références / Lecture complémentaire